Varhaiskasvatuksen tiedonkulku alati muuttuvassa arjessa

Tehokas tiedonkulku on keskeinen tekijä laadukkaan varhaiskasvatuksen järjestämisessä ja toteutumisessa. Tarkoituksenmukainen tiedonkulku mahdollistaa sujuvan yhteistyön, parantaa työn tehokkuutta sekä edistää lapsen hyvinvointia ja oppimista. Tiedonkulku on avainasemassa arjen organisoinnin ja sujuvuuden kannalta. Tietoa liikkuu organisaation sisällä monilla tasoilla – sitä jaetaan ja hankitaan sidosryhmiltä, verkostoilta sekä ennen kaikkea asiakkaiden kanssa tehtävässä yhteistyössä.  

Hukkuvatko tärkeät viestit tietotulvaan?

Kun työntekijät jakavat tietoa päivän tapahtumista, lapsen tarpeista, pedagogisista suunnitelmista ja muista oleellisista asioista, muodostuu yhteinen ymmärrys toiminnan koordinoimiseksi pienryhmien ja koko varhaiskasvatusyksikön kesken. Tehokas tiedonkulku edistää tiimityötä, vahvistaa työhyvinvointia ja auttaa välttämään päällekkäisyyttä työtehtävissä eli sillä on vaikutusta myös kiireen tuntuun. Sähköiset välineet tukevat tiedonkulkua.  

Kuulemme, että tärkeitä viestejä hukkuu matkalle, unohtuu tai jää kokonaan saavuttamattomiin. Tietoa tuntuu olevan liikaa, ja alamme valikoida tiedon joukosta itseämme kiinnostavaa, omakohtaiseksi koettua tietoa. Uskallamme väittää, että tietoa on saatavilla ja että omat kokemuksemme, arvomme ja asenteemme ohjaavat meitä luomaan tietoon liittyviä toimintatapoja ja filttereitä, jotka suodattavat saatavilla olevasta tiedosta itsellemme sopivimmat. Joku tieto saavuttaa kaikki asianosaiset salamannopeasti, toisten asioiden tiedoksi saattaminen on jatkuva esihenkilöiden tai tiimivastaavien päänvaiva.  

Haastamme jokaisen pohtimaan omaa suhtautumistaan saatavilla olevaan tietoon ja tarkastelemaan omia tietofilttereitään. Kenties tieto jääkin matkan varrelle lähemmäs kuin luulimmekaan?

Tieto kaipaa taitoja ja valintoja

Tiedonkulkuun liittyvien esteiden ja pulmien ratkominen on varhaiskasvatuksen työntekijöiden arkea. Työyhteisöt kehittävät omia toimintatapojaan, joilla pyritään vahvistamaan kaikkien mahdollisuutta päästä tarvittavan tiedon luo. Tiedonkulkuun liittyvistä aiheista keskustellaan tiimeissä ja talon yhteisissä palavereissa, mutta ennen kaikkea jokaisen työntekijän omat asenteet ja toimintatavat mahdollistavat – tai estävät – tehokasta viestintää ja tiedonkulkua.   

Säännölliset, oikein mitoitetut ja suunnitelmalliset palaverit mahdollistavat tietojen päivittämisen ja ajankohtaisten asioiden eteenpäin viemisen. Palaverit kannattaa rakentaa siten, että yhteisölle tärkeimmän tiedon käsittelylle varataan tarkoituksenmukainen määrä aikaa. Tiedon käsittelyä suunniteltaessa on tärkeää pohtia, riittääkö jonkin asian toteaminen ja tiedottaminen vai tarvitaanko keskustelua tai neuvonpitoa, ja ottaa tämä huomioon ajankäytössä.  

On syytä pohtia, mitä tiedonkulun kanavaa milloinkin on tarkoituksenmukaista käyttää, jotta tieto saavuttaa tarvittavalla nopeudella kaikki ne, joille se on tarpeellista. Onko olemassa jotakin uutta tapaa tai toimintamallia, jota tiimissä tai työyksikössä voitaisiin kokeilla? Miten epävirallinen organisaatio toimii tiedonkulun tukena? Verkostojen avulla voimme vahvistaa myös tieto-osallisuutta ja edistää yhteisen tavoitteiden saavuttamista.   

Tieto rakastaa aikaa, mutta käykö se aikavarkaissa? 

Usein kuulemme, ettei keskustelulle tai tiedon omaksumiselle ole riittävästi aikaa. Tietoa on tarjolla valtava määrä sitä janoavalle, mutta tieto voi olla luonteeltaan sellaista, että sen haltuun ottaminen vaatii prosessointia. On kuitenkin tärkeää pohtia, kuinka paljon aikaa jonkin asian äärellä käytetään ja kuinka käytettävissä oleva aika valjastetaan palvelemaan tiedonkulkua tehokkaimmin.   

Sähköisten tiedotusvälineiden käytön lisääntyessä ja osaamisen vahvistuessa ei kasvotusten tapahtuvan kommunikoinnin tarve tietenkään poistu kasvatustyössä. Sähköiset välineet auttavat täydentämään suoraa vuorovaikutusta ja soveltuvat hyvin sellaisten asioiden tiedottamiseen, mitkä eivät vaadi keskustelua tai yhteistä pohdintaa: palavereista sopiminen, aikataulutus ja monet muut asiat ovat näppärästi hoidettavissa sähköisesti. Tieto on tallessa ja se on helposti saatavilla. Tällöin on jokaisen vastuun, sitoutumisen ja ajankäytön hallinnan varassa, miten hyvin tieto saavuttaa. Toisinaan koemme ajan puutetta silloinkin, kun sitä ei oikeasti ole! Esimerkiksi puhelimesta viestin lukeminen voi tuntua hitaammalta tai vaikeammalta kuin perinteisestä viestivihkosta, mutta todellisuudessa tiedon siirtäminen sähköiseltä alustalta paperiselle on jo vienyt enemmän aikaa, kuin jos viesti olisi luettu suoraan puhelimen näytöltä.   

Tiedonkulkuun liittyviä pulmia on varmasti kaikissa porukoissa ja ihmissuhteissa. Viestinnän ammattilaisilla on tapana sanoa, että viestintä epäonnistuu aina paitsi sattumalta. Toinen sanonta kuuluu näin: Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, se tulkitaan aina tavalla, josta on vastaanottajilleen eniten harmia.  

Järvenpään varhaiskasvatuksessa on yhteisöjä, joissa hyvällä motivaatiolla, innolla, sitoutumisella ja ketterillä tiedonkulun kokeiluilla on luotu toimivia tiedonkulun rakenteita ja tapoja.  

 Näillä saatesanoin kannustamme jokaista uuden syyskauden alkaessa pohtimaan: Miten itse suhtaudun tietoon, aikaan ja muuttuvaan tietoympäristöön? 

Kirjoittajat:

Lea Myllyniemi, varhaiskasvatuksen erityisopettaja 

Suvi Lindberg, yhteisöohjautuvuushankkeen projektipäällikkö