Kun esihenkilö antaa kasvulle tilaa, ihmiset ohjautuvat uudella tavalla

Järvenpään kaupungin Osaamis- ja työllisyyspalvelut (OTP) on kuudesta eri tiimistä koostuva moniammatillinen yksikkö, johon kuuluvat Vaikuttamo (Ohjaamo- ja uravalmennuspalvelut), etsivä nuorisotyö sekä ammatilliset työpajat: Kartanon Kahvila, Cooperin kulman lounaskahvila, rakentavien ja ohjaavien alojen ammatilliset LIITO-työpajat sekä hallinto. OTP:n yksiköt toimivat ja palvelevat asiakkaita eri puolilla kaupunkia. 

Osaamis- ja työllisyyspalvelujen tehtävänä on edistää kuntalaisten pysymistä työllisinä, tukea heidän uudelleen työllistymistään ja tarjota sparrausta osaamisen kehittämiseen työmarkkinoita vastaavaksi. Toiminnan punaisena lankana on tukea osaavan työvoiman ja työpaikkojen kohtaamista yhteistyössä alueellisten toimijoiden, kuten paikallisten työnantajien, oppilaitosten, yhdistysten, kuntalaisten, Keusoten, konserniyhteisöjen ja TE-toimiston kanssa.

Keskustelimme kesäkuussa 2021 OTP:n palvelupäällikön Sirkan ja kahden lähiesihenkilön, Päivin ja Jennin kanssa heidän tiimiensä tekemistä kokeiluista, muutostyön mahdollisuuksista, haasteista sekä kehittämistyön seuraavista askeleista.  

Pienten kokeilujen kautta liikkeelle 

Yksi ensimmäisistä OTP:n tekemistä kokeiluista liittyi työhyvinvointitiimin itseorganisoitumiseen. Tyhy-tiimin perustamisesta oli luonteva aloittaa, koska sen toiminnan aihealueet ja ilmiöt koskevat kaikkia moniammatillisen yhteisön jäseniä roolista riippumatta, eikä sen toiminnassa käytetä julkista valtaa, mikä on kaupungin hallintosäännössä kirjattu johtavien viranhaltijoiden tehtäväksi. 

Työhyvinvointia tukevia kokeiluja, esim. toiminnallisia tyhypäiviä, toteutettiin OTP:ssa uudessa työhyvinvointitiimissä onnistuneesti ilman, että esihenkilöiden tarvitsi ottaa suunnittelua ja järjestämistä vetovastuulleen. 

OTP:n Sirkka, Päivi ja Jenni kertovat, että keskustelu eteni tämän tyyppisten ensikokeilujen tasolta kuitenkin melko nopeasti syvemmälle tasolle. Mitä, jos itse- ja yhteisöohjautuvuuden kehittäminen olisikin hiukan laajempi kysymys? Mitä se oikeasti tarkoittaa, että nämä asiat löytyvät Järvenpään strategiakartasta?  

OTP:ssa alettiin jo melko pian hankkeen liikkeelle lähtemisen jälkeen keskustella pienten, arkisten kokeilujen lisäksi siitä, millainen voisi olla vallan ja vastuun uusijako esimerkiksi asiakkaita koskevan päätöksenteon näkökulmasta? Miten hierarkkisesta päätöksentekomallista luopuminen palvelisi kuntalaisten tarpeita entistä paremmin? 

Vielä syksyn 2021 aikana pilkotaan osiin koko työllisyysmäärärahojen kohdentamisen prosessi: mitä se voisi tarkoittaa, jos työllisyysmäärärahojen kohdentaminen olisikin tiimin tehtävä eikä esihenkilön vastuulla? Sirkan mukaan on tärkeä edistysaskel, että tämän tyyppistä suunnittelua voidaan tehdä ja päästään puhumaan siitä, miten työtehtävät ja niihin liittyvien päätösten tekeminen voitaisiin organisoida eri tavalla kuin miten ne on perinteisesti tehty.  

Millaista tukea hankkeen kautta on saatu? 

Sirkka pohtii pilottihankkeeseen lähtemisen merkitystä OTP:n kannalta seuraavasti:

– Olisimme varmasti innostuneet aiheesta joka tapauksessa, mutta kehittämishankkeen avulla on päästy peilaamaan ja keskustelemaan näistä asioista sekä saatu tietoa itseohjautuvuuteen liittyvistä asioista.  

Päivi puolestaan kuvailee, että on jo tärkeä sinänsä, että asioista on päästy puhumaan kaikkien tiimien kanssa. 

– Kun on alettu puhua valmentavalla kielellä, avoimet kysymykset itsessään ovat tuottaneet henkilöstöltä erilaista puhetta omasta työstä.

Onkin kiintoisaa huomata, millainen rooli esihenkilöillä on yhteisöohjautuvuuden kehittämisessä. Heidän tehtävänään on antaa tilaa ja sytykkeitä uudenlaiselle keskustelulle ja ajattelulle. 

Millaisia haasteita tiimeissä on kohdattu? 

Jennin johtamat tiimit ovat aika tuoreita, joten ihmisten toimintatyylien yhteensovittaminen, keskinäinen työnjako sekä pelisääntöjen sopiminen on ollut tärkeää.  Käyttöön on otettu esimerkiksi työnjakoon liittyvä taulukko, jonka avulla tiimi sopii yhteisesti, miten tehtävät jaetaan. 

Tuoreissa tiimeissä on ollut kommunikointityylien eroista johtuvia väärinkäsityksiä, joiden seurauksena toisia on voitu tulkita negatiivisesti. Nyt näitä asioita on päästy kehittämään ja purkamaan. Jenni kuvaa omaa toimintaansa esihenkilönä seuraavasti:

– Haastoin jokaisen tiimiläisen kehittämään yhteistyön tekemisen tapojaan ja löytämään ne vahvistavat tekijät, jotka rakentavat luottamusta tiimissä.  

Myös etsivän nuorisotyön tiimi oli kokenut henkilöstövaihdoksia juuri ennen koronapandemiaa ja sen aikana. Uutta työntekijää oli perehdytettävä työhönsä etänä ja tiimin piti opetella tekemään yhteistyötä monikanavaisia keinoja käyttäen. Kun vihdoin päästiin kasvotusten tiimin kehittämisen äärelle, tiimiläiset tekivät havainnon, että tarvitaan keskustelua konkreettisesta työnjaosta. Tämä toteutui ja sen myötä yhteiset ja erilliset työn vastuualueet tulivat näkyväksi ja niiden hoitamisesta voitiin sopia. Näiden asioiden äärelle on päästy vain puhumalla niistä ääneen.

Tiimissä on myös tunnistettu luonteenvahvuuksia, mikä tukee erilaisuutta hyväksyvän ilmapiirin toteutumista. 

– Eihän asioita voi muuttaa, jos ei niitä tiedosta. Me halutaan olla yhteisö, joka tukee kaikkien itseohjautuvuutta, Päivi kuvailee OTP:n tahtotilaa. 

Sopiiko sama etenemistapa kaikille? 

Sirkka pohtii, missä määrin itse- ja yhteisöohjautuvuutta voidaan viedä läpi yhteneväisin keinoin, kun yksilöt, tiimit, toimintaympäristöt, asiakkaat ja työtavat vaihtelevat tiimeittäin.

– Vain tiettyyn rajaan asti on järkevää viedä asioita samalla mallilla tai yleisellä tasolla. Toimintaa on syytä eriyttää tiimeittäin. Täytyy päästä tosi iholle näissä asioissa. Ennen kuin muutos menee suoraan tiimin tai yksittäisen työntekijän tekemiseen, ei asioita voida edistää yleisellä tasolla.  

Sirkan mukaan itse- ja yhteisöohjautuvuus kulkee OTP:ssa kuitenkin jo kielessä: “Mä olen nyt ottanut tämän asian hoitaakseni tällä tavalla itseohjautuvasti”, tiimissä on tapana sanoa huumorin sävyttämänä. 

Miten itse- ja yhteisöohjautuvuutta voi johtaa? Mitä se vaatii esihenkilöiltä ja heidän väliseltä yhteistyöltään? 

OTP:n esihenkilöt puhuvat keskustelumme aikana myös johtajuudesta ja siinä kasvamisesta. 

– Henkilökohtaisella matkalla tämä on ollut hirveän arvokas. Koska olen asioihin ja toimeen tarttuva, niin olen huomannut valmentamisen haasteellisuuden. Se vie ensin aikaa, mutta vapauttaa sitä sitten, kun henkilöstö vahvistuu ja voimistuu tekemään päätöksiä itse, Jenni kertoo.

Hän myös kuvailee, että hänen opintovapaansa on pakottanut tiimin olemaan entistä ratkaisukeskeisempi, koska hän on paikalla vain osan viikkoa.  

Päivi kertoo omasta johtamisotteestaan.

– Haluan olla kuuntelija, valmentaja, mahdollistaja. Haluan kehittyä tässä. Olen matkalla tähän vasta sen takia, että mulla on itselläni asiakastyöstä valmentajatausta, mikä on sekä etu että haitta. Mä haluan tuoda tiimilleni työkaluja käyttöön, en antaa asiakastyöhön liittyviä neuvoja.

Sirkka puolestaan kuvaa omaa johtamisfilosofiaansa seuraavasti:

– Mulla on ollut sellainen laiskan esimiehen tapa johtaa. Mä yritän aluksi nähdä tosi paljon vaivaa, jotta ihmiset perehtyvät tehtäviinsä kunnolla, ja rakentaa vahvaa pohjaa, jonka jälkeen heille voi antaa mahdollisuuksia kasvaa roolissa. Haluan, että joku päivä työntekijän siivet kantavat ja työntekijä hoksaa itse, milloin tarvitsee apua. Uskon, että sillä saa kaikkien innostuneimmat ja motivoituneimmat työntekijät. Ei siis tarvitse vahtia tai kytätä.

Sirkan mukaan itseohjautuvuuteen kuuluu sekin, että osaa pyytää apua ja osaa puhaltaa pelastusliivin pilliin. 

Päivi vahvistaa Sirkan kertomaa.

– Tuet meitä omalla olemisellasi, otat tunteita vastaan, sinun luona on paikka, jossa tuulettaa. On se paikka, jossa voi huokaista, että tämä tuntuu nyt minusta raskaalta. Sinuun tukeutuen voi lähteä omia siipiä kokeilemaan. 

Jenni myötäilee puolestaan Päiviä.

– Kun yrittää pitää vaativassa tilanteessa “pakan kasassa”, niin on tärkeää oppia rääkäisemään apua, kun sitä tarvitsee. 

Mitä itse- ja yhteisöohjautuvuus tarkoittaa OTP:n esihenkilöiden ajattelussa? 

– Tiimillä selkeä käsitys tavoitteista ja työn raameista, Jenni kuvaa.  

Sirkka tunnistaa kaksi asiaa, jotka kiehtovat häntä itse- ja yhteisöohjautuvuuden teemassa.

– Olen kiinnostunut siitä, miten itseohjautuvuutta voidaan kaupungissa tukea, miten pitkälle voidaan tehtävänkuvia ja päätöksentekovaltuuksia muuttaa. Toinen asia on sisäinen motivaatio. Haluan löytää itse kustakin työntekijästä, mistä hän oikeasti innostuu ja motivoituu.  Mistä autonomian tunne kullekin muodostuu? Mihin hän on valmis sitoutumaan? Niiden kautta löytyy itseohjautuvuutta. Ei tarvitse väkisin johonkin tuuttiin pusertaa, vaan se löytyy lempeästi, huomaamatta melkein.  

Järvenpääduunissa-tarinoissa esitellään Järvenpään kaupungin työntekijöitä ja heidän kaupunkilaisten eteen tekemää vaikuttavaa työtään.