Kirjastossa parviäly ratkaisee arjen pulmat, mutta esihenkilöäkin tarvitaan

Mikä on Järvenpään kaupunginkirjasto?

Järvenpään kaupunginkirjasto on kuntalaisten kohtaamispaikka ja arjen hyvinvointia tukeva elämysten ja harrastamisen keidas, jonne kaikki asiakkaat ovat tasapuolisesti tervetulleita.

Kirjaston tehtävänä on tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin, ylläpitää monipuolista ja uudistuvaa kokoelmaa ja edistää lukemista ja kirjallisuutta. Se tarjoaa tietopalvelua ja ohjausta sekä tukea tiedonhankintaan, tiedon käyttöön ja monipuoliseen lukutaitoon.

Kirjasto tarjoaa tiloja oppimiseen, harrastamiseen, työskentelyyn ja kansalaistoimintaan ja sen tehtävänä on edistää yhteiskunnallista ja kulttuurista vuoropuhelua. Kirjastolaiset kuvaavat toimintansa lähtökohtia kaupungin nettisivuilla seuraavasti:

“Herättelemme lasten ja aikuisten lukuhalua, järjestämme tilaisuuksia ja kutsumme kirjailijoita vierailemaan. Päivitämme kokoelmaa uusilla teoksilla ja poistamme vanhentunutta aineistoa. Huolehdimme myös siitä, että asiakkaiden käytössä on ajanmukaisia tilat ja laitteet.

Kirjastossa voit käyttää nettiä, lukea hiljaisessa tilassa tenttiin, tutustua päivän lehtiin tai vaikka vain istua ja katsella ihmisvilinää. Tarjoamme palveluitamme myös verkossa. Meille kaikki asiakkaat ikään ja taustaan katsomatta ovat tervetulleita ja oikeutettuja samaan ystävälliseen, ammattitaitoiseen palveluun.”

Lähtölaukaus kehittämiselle pandemian kolkuttaessa ovella

Keskustelimme kesäkuussa 2021 kirjastopalvelujen päällikkö Katariina Järveläisen ja palveluesimies Laura Verrosen kanssa heidän kokemuksistaan Monimuotoinen itseohjautuvuus -hankkeen aikana tehdystä kehittämistyöstä ja pandemian vaikutuksista kirjaston palveluihin ja toimintakulttuuriin.

Kirjaston kanssa lähdettiin liikkeelle monimuotoisen itseohjautuvuuden kehittämisessä kuukautta ennen kuin koronasulku alkoi maaliskuussa 2020. Korona käänsi päälaelleen kirjastotoiminnan ja siihen liittyvän arjen palveluntuotannon, mutta poikkeustilanne avasi myös uudenlaisia ovia työyhteisön toimintakulttuurin ja yhteisöllisyyden kehittämiselle.

Ensimmäisessä työpajassa helmikuussa 2020 – kun vielä voitiin kohdata kasvotusten kirjaston tiiminvetäjien kanssa – käsiteltiin yhteisesti sitä, millaista itse- ja yhteisöohjautuvuutta kirjastossa oli jo lähtökohtaisesti. Eli mitä sellaista hyvää kirjaston tiiminvetäjät havaitsivat, minkä pohjalta kehittämistyötä voitiin lähteä edistämään. 

Jo ensimmäisessä työpajassa kävi ilmi, että näiden asioiden pohtiminen on itse asiassa jo käynnissä yhteisössä: tunnistettiin esimerkiksi, että työyhteisöllä on yhteinen perimmäinen tarkoitus, joka ohjaa toimintaa, eikä tarvita ylhäältä käskyttämistä, mutta tieto ja päätöksenteko ovat usein vähän erillään toisistaan. “Aivojen käyttö sallittu”, eräässä post-it lapussa lohkaistiin!

Mitä oli jo valmiina?

Aikuisten tiiminvetäjänä toimivan palveluesimies Lauran mukaan henkilöstön työote on ollut jo lähtökohtaisesti varsin itseohjautuva – siis itsenäinen. Samalla kuitenkin kirjastoalalle on tyypillistä tarkkoihin ohjeisiin ja sääntöihin perustuva työkulttuuri. “Kirjastoihmiset tykkäävät kovasti ohjeista ja säännöistä.“

Säännöt ovat toki edelleen tärkeitä, mutta uudenlaisten keskusteluyhteyden rakentumisen myötä esihenkilöltä kysyminen ja asioiden validointi on jäänyt paljon vähemmälle. Tiimit ovat alkaneet korona-aikana sopia keskenään, mitä ja miten tekevät, ja lähinnä ilmoittavat esihenkilöille, että näin olemme tämän ja tämän asian ratkaisseet. 

Työpajat ja muu hankkeeseen liittyvä kehittämistoiminta on vahvistanut hyvää suuntaa, johon kirjaston toimintaa on lähdetty pienin askelin kehittämään. Esimerkiksi työnkuvat eivät ole enää niin kiveen hakattuja, vaan tehtäviä voidaan kierrättää ja jakaa uudella tavalla. Yhdessä tekeminen ja heittäytyminen ovat nousseet työkulttuurin uusina piirteinä esiin.

Kirjastopalveluiden tyyppisessä organisaatiossa on kuitenkin haasteellista työstää ja toteuttaa yhteisön läpäiseviä kehittämishankkeita ja yhteistä työn muotoilua. Kukin työntekijä kuuluu oman osastonsa kotitiimin lisäksi useisiin poikkihallinnollisiin, toiminnallisiin tiimeihin, joiden kokoonpano elää tilanteiden ja tarpeiden mukaan. Jokaisella on siis lusikkansa niin monessa soppakulhossa, etteivät aika ja kädet aina riitä kaikkeen.

Toinen käytännön haaste on vuorotyö, jonka puitteissa yhteistä aikaa eri tiimien kanssa on vähän, vuorot muuttuvat ja päivä pilkkoutuu erilaisiin osiin itsenäisesti omien vastuualueiden asiantuntijatehtävissä ja tiimeinä työskennellen sekä tiukasti aikataulutetun asiakaspalvelutyön ja logistiikan parissa.

Mitä uutta pandemia on tuonut yhteisöön?

Vaikka kehittämistyötä on tehty koronatilanteen ehdoilla ja se on rajannut pois tiettyjä mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja, koronan myötä on myös löydetty käytäntöjä, jotka ovat osoittautuneet toimiviksi pandemian jälkeistä aikaa ajatellen. 

Koronasulku pakotti kehittämään tiedonkulkua ja yhteisöllisyyttä erilaisten viestintäalustojen ja -arjen vuorovaikutuskäytäntöjen kautta. Niinpä esimerkiksi hybridityöskentely ja virtuaalinen yhteistyö on tullut koronan myötä jäädäkseen.

Lauran mukaan kirjaston työkulttuurin kehittyminen – yhdessä tunnistettuun, hyvään suuntaan eteneminen – on tapahtunut arjessa pienin askelin. Ei siis voida osoittaa yksittäisen tapahtuman tai toimenpiteen ja nyt havaittavan muutoksen välistä suoraa yhteyttä. Muutos on tapahtunut orgaanisesti, arjen työn lomassa.   

Parviälyä hierarkkisen johtamisajattelun tilalle

Nykyään työyhteisö kehittää toimintaa ilman, että sitä viedään ylöspäin hierarkiassa. Tiimi pohtii ja summaa erilaisten kehittämisehdotuksen plussat ja miinukset keskenään, ja sen jälkeen laittaa kokeilun käytäntöön. Jos se ei toimi, voidaan palata aiempaan tai kokeilla jotain muuta.  

Samaan aikaan on ollut tärkeä keskustella siitä, miten vastuut saadaan jakautumaan riittävän tasaisesti. Esimerkiksi asiakaspalvelutiimi on ottanut omakseen heille annetun mandaatin: he voivat aktiivisesti kehittää ja ratkoa arjen ongelmia ilman esihenkilön jatkuvaa mukana oloa.

Kuvaava esimerkki työkulttuurin muutoksesta on esimerkiksi se, että työyhteisön viestintä on aiempaa suorempaa ja demokraattisempaa. 

– Ihmiset tekevät vähän laajemmin ja uskaltavat tarttua asioihin, Laura kuvailee havaitsemiaan muutoksia. 

Koko työyhteisön yhteiset Teams-keskustelut ovat vapauttaneet yhteistä ajattelua. Tiedonkulku on nopeutunut aikaisempaan nähden, kun se on siirtynyt sähköpostista chattiin. Lisäksi koronan myötä ihmisten kyky ottaa vastaan uutta ja muuntautua tilanteiden mukaan on päässyt vahvistumaan.

Edelleenkään työyhteisössä ei toimi se, että pyydetään kommentoimaan jotain valmista esitystä, mutta yhdessä ajattelemalla on syntynyt uudenlaista keskustelua ja uudenlaisia ratkaisuja.

– Sieltä tulee niin hyviä kommentteja, joita me ei täältä omasta kuplasta nähdä, Laura kuvaa kirjaston parviälyä.

Kokeilukulttuurin avulla kohti uuden ajan jaettua johtajuutta

Myös kirjastopalvelujen päällikkö Katariina on havainnut, miten henkilöstö on rohkaistunut kokeilemaan asioita uudella tavalla. Voidaan tehdä kokeiluja, joiden tavoitteena on kehittää kirjaston palveluja entistä asiakaslähtöisempään suuntaan, eikä siitä tarvitse ahdistua, jos jokin ei toimi. Sitten voidaan tehdä uusi kokeilu tai palata johonkin käytäntöön, joka on jo aiemmin osoittautunut toimivaksi.

– Henkilökohtaisesti koen kuitenkin melkoisen suurena ongelmana esihenkilötyöhön ja sen kehittämiseen käytettävissä olevan työajan rajallisuuden. Jotta toimintatapoja saadaan muutettua ja vahvistettua itse- ja yhteisöohjautuvuuden suuntaan, tarvitaan varsinkin kätilöintivaiheessa esihenkilöiden mittavaa panosta ensinnäkin omien ajatusmalliensa muuttamiseksi ja valmentavan työtavan aidoksi mahdollistajaksi, Katariina toteaa.

Katariina pitää tärkeänä, että taloon on saatu uutta verta ja uusia näkemyksiä, mikä on vaikuttanut työkulttuurin uudistumiseen. Ei ole tarvinnut puuttua asioihin, koska henkilöstö tietää, mitä tekee ja osaa myös napakasti sanoa, että “Back off!”, jos johtaminen on lipsahtamassa mikromanageerauksen suuntaan. 

Hän kuvailee, että hän luottaa henkilöstönsä ammattitaitoon ja asiantuntijuuteen entistä enemmän. Lähtökohtaisesti hän kuvaa itseään armoitetuksi kanaemoksi, joka yrittää nähdä kerralla joka suuntaan ja huolehtia asioista liiankin pitkälle. Tästä hän on opetellut irrottautumaan tehtävien tehokkaamman delegoinnin ja luottamuksen avulla.

– Itse- ja yhteisöohjautuvuus haastaa koulunpenkille ennen kaikkea esihenkilön, Katariina summaa.

Laura puolestaan kuvaa, että hän haluaa olla valmentava esihenkilö, joka sparraa ja tukee henkilöstöä omatoimiseen ja yhteisölliseen työskentelyyn.

– Se vaatii aikaa ja läsnäoloa toisille. En halua käskeä tai komentaa, koska se ei tunnu lainkaan luontevalta. Sen sijaan toimivin tapa viedä muutoksia läpi ja johtaa ihmisiä kohti uutta on auttaa heitä ymmärtämään, miksi jotakin täytyy tehdä tai jättää tekemättä. Samalla johtajuus vaatii omien rajojen tunnistamista ja niistä huolehtimista. Happinaamari täytyy laittaa ensin itselle.

Järvenpääduunissa-tarinoissa esitellään Järvenpään kaupungin työntekijöitä ja heidän kaupunkilaisten eteen tekemää vaikuttavaa työtään.